Assistant.e administratif.ve

MISSIONS

Dans le cadre des services mis en œuvre par le service pour le compte du CCB, il/elle prend en charge l’ensemble des tâches de secrétariat, d’accueil physique et téléphonique, de gestion administrative et comptable, d’organisation des sessions et réunions des commissions du CCB, et plus particulièrement de son bureau.
En fonction de l’actualité du service et du CCB, il/elle peut également prendre part aux missions de réflexion ou d’organisation de projets.

MISSIONS RÉGULIÈRES :
§ Assurer l’animation de la vie de l’assemblée
§ Organiser et suivre les activités de secrétariat (accueil téléphonique et physique, courriers)
§ Assurer le suivi de la planification et l’organisation des sessions, des réunions de commissions et de bureau
§ Apporter un soutien au bureau du Conseil culturel dans son analyse des documents faisant l’objet d’éventuels avis et voeux
§ Saisir et mettre en forme des travaux de bureautique
§ Traduire des courriers et documents (français/breton)
§ Assurer le suivi budgétaire
§ Suivre le remboursement des frais des membres
§ Administrer des bases contacts
§ Organiser et gérer des outils de suivi d’activité du Conseil culturel
§ Prendre des notes et rédiger des comptes-rendus de réunions
§ Participer à la communication interne

MISSIONS OCCASIONNELLES :
§ Apporter une aide à la communication externe (Communiqués de Presse, Invitations Presse)
§ Assurer l’accueil occasionnel de stagiaire(s) en secrétariat
§ Participer à l’organisation de manifestations et à la mise en oeuvre d’études portées par le Conseil culturel
§ Contribuer aux tâches de secrétariat, d’assistance et d’accueil nécessaires à la DIJECS (préparation et secrétariat des réunions des commissions d’élus et des autres instances de gouvernance gérées par la DIJECS)

PROFIL

Langues de travail : Français, breton et/ou gallo
Savoir et savoir-faire :
§ Disposer d’une bonne culture générale, s’intéresser et connaître les spécificités culturelles de Bretagne
§ Connaître le contexte, les enjeux et les politiques de la collectivité et du Conseil culturel de Bretagne
§ Posséder une bonne connaissance des acteurs associatifs et de leur fonctionnement
§ Maîtriser les outils bureautiques
§ Maîtriser les techniques de secrétariat
§ Maîtriser les techniques de classement et d’archivage
§ Respecter la charte graphique de la collectivité
§ Savoir s’exprimer à l’oral et savoir rédiger

Savoir être :
§ Posséder le sens de l’organisation
§ Être réactif et disponible
§ Être autonome dans le cadre des responsabilités confiées
§ Avoir le sens de l’accueil physique et téléphonique